La date butoir de tenue de l'assemblée générale ordinaire annuelle d'approbation des comptes est fixée au 30 juin 2003, soit six mois au plus tard à compter de la clôture de l'exercice, conformément aux dispositions de l'article L 225-100 du Code de commerce.
Pour les sociétés anonymes, les comptes doivent être tenus à la disposition des commissaires aux comptes un mois au moins avant la convocation de l'assemblée. Celle-ci devant être convoquée avec un délai minimal de 15 jours, les comptes doivent donc être arrêtés par le conseil d'administration au moins 45 jours avant la date de l'assemblée, soit le 15 mai 2003 au plus tard.
En ce qui concerne les SARL, seule la date de tenue de l'assemblée est impérative, étant rappelé que le rapport de gestion doit être tenu à la disposition des associés un mois au moins avant la tenue de l'assemblée.
Rappelons que les articles L 241-5 et L 242-10 du Code de commerce punissent d'un emprisonnement de 6 mois et d'une amende de 9.000 € les dirigeants qui n'auraient pas réuni l'assemblée dans les six mois de la clôture de l'exercice.
La loi, dite NRE, du 15 mai 2001, inspirée par le principe anglo-saxon de "corporate governance" a imposé aux sociétés anonymes certaines mentions à inclure dans le rapport de gestion.
Il s'agit principalement de la mention de la rémunération totale ainsi que des avantages de toute nature versés par la société à chacun des mandataires sociaux. L'information doit être individuelle et nominative. Elle concerne non seulement les rémunérations versées par la société elle-même mais également celles versées par les sociétés contrôlées.
« corporate governance »
Au titre des obligations supplémentaires figure également la mention de la liste des mandats ou fonctions exercées dans toute société, durant l'exercice écoulé, par chacun des mandataires sociaux.
On rappellera que le rapport de gestion fait partie des documents qui doivent obligatoirement être déposés au greffe du Tribunal de Commerce dans le mois qui suit l'assemblée générale ordinaire annuelle.
Trois questions particulièrement importantes nécessitent des éclaircissements.
Pour les sociétés anonymes, les comptes doivent être tenus à la disposition des commissaires aux comptes un mois au moins avant la convocation de l'assemblée. Celle-ci devant être convoquée avec un délai minimal de 15 jours, les comptes doivent donc être arrêtés par le conseil d'administration au moins 45 jours avant la date de l'assemblée, soit le 15 mai 2003 au plus tard.
En ce qui concerne les SARL, seule la date de tenue de l'assemblée est impérative, étant rappelé que le rapport de gestion doit être tenu à la disposition des associés un mois au moins avant la tenue de l'assemblée.
Rappelons que les articles L 241-5 et L 242-10 du Code de commerce punissent d'un emprisonnement de 6 mois et d'une amende de 9.000 € les dirigeants qui n'auraient pas réuni l'assemblée dans les six mois de la clôture de l'exercice.
La loi, dite NRE, du 15 mai 2001, inspirée par le principe anglo-saxon de "corporate governance" a imposé aux sociétés anonymes certaines mentions à inclure dans le rapport de gestion.
Il s'agit principalement de la mention de la rémunération totale ainsi que des avantages de toute nature versés par la société à chacun des mandataires sociaux. L'information doit être individuelle et nominative. Elle concerne non seulement les rémunérations versées par la société elle-même mais également celles versées par les sociétés contrôlées.
« corporate governance »
Au titre des obligations supplémentaires figure également la mention de la liste des mandats ou fonctions exercées dans toute société, durant l'exercice écoulé, par chacun des mandataires sociaux.
On rappellera que le rapport de gestion fait partie des documents qui doivent obligatoirement être déposés au greffe du Tribunal de Commerce dans le mois qui suit l'assemblée générale ordinaire annuelle.
Trois questions particulièrement importantes nécessitent des éclaircissements.
I – Quelles sont les sanctions applicables à défaut de ces mentions dans le rapport ?
La loi n'a pas prévu de sanction spécifique dans l'hypothèse d'absence d'une ou de plusieurs mentions obligatoires.
Les Commissaires aux comptes font généralement état des carences des rapports de gestion dans leur propre rapport général sur les comptes de l'exercice, également déposé au greffe. Il s'agit d'ailleurs, pour ces derniers, d'une recommandation du Conseil national des commissaires aux comptes.
Précisons que les sociétés par actions simplifiées ne sont pas tenues de faire figurer dans leur rapport de gestion l'intégralité des mentions exigées pour les sociétés anonymes. L'état des rémunérations et des mandats notamment n'a pas à y figurer. (cf. sur ce point notre article page suivante)
Les Commissaires aux comptes font généralement état des carences des rapports de gestion dans leur propre rapport général sur les comptes de l'exercice, également déposé au greffe. Il s'agit d'ailleurs, pour ces derniers, d'une recommandation du Conseil national des commissaires aux comptes.
Précisons que les sociétés par actions simplifiées ne sont pas tenues de faire figurer dans leur rapport de gestion l'intégralité des mentions exigées pour les sociétés anonymes. L'état des rémunérations et des mandats notamment n'a pas à y figurer. (cf. sur ce point notre article page suivante)
II – Comment déterminer le bénéfice distribuable ?
L’approbation des comptes 2002 est également l'occasion de faire le point sur la répartition des résultats des sociétés commerciales soumises à l'impôt sur les sociétés.
Selon le Code de commerce, le bénéfice distribuable est composé du bénéfice de l'exercice, diminué des pertes antérieures, ainsi que des sommes à porter en réserve en application de la loi ou des statuts, et augmenté du report bénéficiaire.
Les dividendes doivent en priorité être prélevés sur les bénéfices distribuables de l'exercice. En présence d'un déficit à la clôture de l'exercice, celui-ci doit être imputé en priorité sur le report à nouveau bénéficiaire s'il en existe un. Il n'est donc pas possible de distribuer ce résultat en instance d'affectation tant que les pertes de l'exercice n'ont pas été imputées.
Les réserves légales obligatoires à constituer sont principalement :
(i) la réserve prévue à l'article L 232-10 du Code de commerce et dont le montant minimum est d'un dixième du capital social. Cette réserve est dotée à hauteur de 5 % au moins du bénéfice disponible de l'exercice (c'est-à-dire après imputation des pertes antérieures).
(ii) les réserves à caractère fiscal, dont la réserve des plus values à long terme.
Une fois ces réserves constituées, il est possible de procéder à la distribution de dividendes, lorsqu'il n'y a pas obligation statutaire de constituer des réserves facultatives. Les distributions ouvrent droit, pour les personnes physiques, à un avoir fiscal de 50 % des sommes nettes distribuées, qui compense l'impôt prélevé en amont sur les résultats de la société distributrices.
Attention toutefois à la qualification juridique de la distribution. Seuls les produits distribués par une société à ses associés en vertu d'une décision régulière prise par les organes compétents sont susceptibles d'être qualifiés de dividendes et d'ouvrir droit à un avoir fiscal.
Ainsi les dividendes distribués en assemblée générale annuelle ouvrent droit à l'avoir fiscal. En revanche les distributions exceptionnelles de réserves décidées par une assemblée autre que l'assemblée d'approbation des comptes n'ouvrent pas droit à l'avoir fiscal, car elles sont considérées comme des partages partiels d'actifs.
Il est donc préférable, dans ce cas, de procéder à la distribution d'un acompte sur dividende en cours d'exercice, à condition d'imputer cette distribution sur un report à nouveau bénéficiaire ou le bénéfice de l'exercice non affecté. Le commissaire aux comptes devra certifier l'existence d'un bénéfice et/ou d'un report à nouveau bénéficiaire au moins égal au montant des acomptes à distribuer.
Selon le Code de commerce, le bénéfice distribuable est composé du bénéfice de l'exercice, diminué des pertes antérieures, ainsi que des sommes à porter en réserve en application de la loi ou des statuts, et augmenté du report bénéficiaire.
Les dividendes doivent en priorité être prélevés sur les bénéfices distribuables de l'exercice. En présence d'un déficit à la clôture de l'exercice, celui-ci doit être imputé en priorité sur le report à nouveau bénéficiaire s'il en existe un. Il n'est donc pas possible de distribuer ce résultat en instance d'affectation tant que les pertes de l'exercice n'ont pas été imputées.
Les réserves légales obligatoires à constituer sont principalement :
(i) la réserve prévue à l'article L 232-10 du Code de commerce et dont le montant minimum est d'un dixième du capital social. Cette réserve est dotée à hauteur de 5 % au moins du bénéfice disponible de l'exercice (c'est-à-dire après imputation des pertes antérieures).
(ii) les réserves à caractère fiscal, dont la réserve des plus values à long terme.
Une fois ces réserves constituées, il est possible de procéder à la distribution de dividendes, lorsqu'il n'y a pas obligation statutaire de constituer des réserves facultatives. Les distributions ouvrent droit, pour les personnes physiques, à un avoir fiscal de 50 % des sommes nettes distribuées, qui compense l'impôt prélevé en amont sur les résultats de la société distributrices.
Attention toutefois à la qualification juridique de la distribution. Seuls les produits distribués par une société à ses associés en vertu d'une décision régulière prise par les organes compétents sont susceptibles d'être qualifiés de dividendes et d'ouvrir droit à un avoir fiscal.
Ainsi les dividendes distribués en assemblée générale annuelle ouvrent droit à l'avoir fiscal. En revanche les distributions exceptionnelles de réserves décidées par une assemblée autre que l'assemblée d'approbation des comptes n'ouvrent pas droit à l'avoir fiscal, car elles sont considérées comme des partages partiels d'actifs.
Il est donc préférable, dans ce cas, de procéder à la distribution d'un acompte sur dividende en cours d'exercice, à condition d'imputer cette distribution sur un report à nouveau bénéficiaire ou le bénéfice de l'exercice non affecté. Le commissaire aux comptes devra certifier l'existence d'un bénéfice et/ou d'un report à nouveau bénéficiaire au moins égal au montant des acomptes à distribuer.
III – Les dividendes sont ils nécessairement proportionnels à la répartition du capital ?
Il est parfaitement possible de prévoir que la distribution des bénéfices ne sera pas proportionnelle à la quote-part détenue dans le capital. L'article 1844-1 du Code civil, applicable à toutes les sociétés, civiles ou commerciales, ouvre en effet la porte à une répartition des bénéfices reposant sur d’autres critères.
Il faut impérativement un écrit opposable à l’administration fiscale. En cas de dispositions statutaires ou si la répartition est fixée en assemblée générale (pour l’exercice suivant), pas de problème. Si au contraire, les dispositions sont non publiques (pacte d’associés par exemple), il sera prudent de le faire enregistrer en début d’exercice social.
Attention à la rédaction de ces clauses qui ne doivent pas être "léonines" c'est-à-dire permettre d'attribuer à un associé la totalité des bénéfices, la notion de "totalité" ne devant pas être appréciée de façon littérale.
Il faut impérativement un écrit opposable à l’administration fiscale. En cas de dispositions statutaires ou si la répartition est fixée en assemblée générale (pour l’exercice suivant), pas de problème. Si au contraire, les dispositions sont non publiques (pacte d’associés par exemple), il sera prudent de le faire enregistrer en début d’exercice social.
Attention à la rédaction de ces clauses qui ne doivent pas être "léonines" c'est-à-dire permettre d'attribuer à un associé la totalité des bénéfices, la notion de "totalité" ne devant pas être appréciée de façon littérale.