Sur habilitation de la loi d’urgence édictée pour faire face à l’épidémie de Covid-19 (loi n°2020-290 du 23 mars 2020) le gouvernement publie deux ordonnances (2020-321 et 2020-318) portant sur l’approbation des comptes annuels et les délibérations d’assemblées et organes collégiaux.
L’assemblée a autorisé le gouvernement (loi du 23 mars 2020 art 11) :
En principe, dans une société commerciale comptant plus d’un associé, pour un exercice comptable se clôturant le 31 décembre 2019, les dirigeants doivent convoquer une assemblée générale pour le 30 juin 2020 au plus tard, afin d’approuver les comptes :
Pour les sociétés par actions simplifiées, ce délai de 6 mois n’est pas impératif, sauf dispositions statutaires.
Une demande de prorogation du délai de réunion de l’assemblée est possible devant le Président du tribunal de commerce.
Pour marquer l’importance de ce rendez-vous, le législateur a exclu la possibilité de réunir l’assemblée par voie dématérialisée pour les SARL et SELARL (art. L.223-27 al 3 c. com).
En revanche pour les SAS, la réunion physique des associés n’est pas obligatoire, sauf dispositions statutaires, l’article L.225-100 du Code de commerce ne s’appliquant pas aux SAS.
Les statuts d’une SAS peuvent ainsi prévoir une approbation des comptes par décision unanime des associés par acte sous seing privé ou bien par consultation à distance.
Afin d’éviter une submersion des tribunaux de commerce, en conséquence des demandes de prolongation de délai qui ne manqueraient pas d’être déposées, une première ordonnance (2020-318) proroge de trois mois les délais imposés par des textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts d’une personne morale ou d’une entité dépourvue de personnalité morale de droit privé pour approuver les comptes et les documents qui y sont joints le cas échéant, ou pour convoquer l’assemblée chargée de procéder à cette approbation.
Soit le 30 septembre 2020 au lieu du 30 juin.
Il restera à déterminer s’il sera possible de demander une prorogation supplémentaire au Président du tribunal du commerce dans l’hypothèse où la date du 30 septembre elle-même ne pourrait être tenue. En temps normal, le greffe du Tribunal de commerce de Paris recommande « de faire la demande de prorogation avant l’expiration du délai légal de six mois. » On peut supposer que cette recommandation doit être interprétée, dans le contexte, comme celle de faire la demande avant l’expiration du délai augmenté.
On note que le champ d’application est très large puisque sont visées notamment les sociétés civiles et commerciales, groupements d’intérêt économique, coopératives, mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle, instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel, fonds, associations, fondations, sociétés en participation.
Cette prorogation ne s’applique pas aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.
Ces dispositions sont également applicables aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi du 23 mars 2020.
Une seconde ordonnance (2020-321) a pour objectif de faciliter la prise de décision dans toute entité de droit privé, pourvue ou non de la personnalité morale, dans un contexte où les réunions physiques sont devenues difficiles ou impossibles à tenir du fait de l’épidémie de coronavirus.
Le texte distingue les assemblées et les autres organes collégiaux
(i) Assemblées
Il sera possible de tenir des assemblées à huis clos, sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Le lieu de tenue de l’assemblée devra être affecté par une mesure de confinement pour motif sanitaire.
Dans une SAS par exemple on pourra voter par correspondance si les statuts le permettent. Cette possibilité est également offerte aux sociétés anonymes par le vote à distance.
Pour les SARL, et pour les SAS n’ayant pas prévu de vote par correspondance, il sera possible de recourir à une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant l’identification des participants, même si aucune clause des statuts ne prévoit une telle possibilité ou si une clause s’oppose à une telle possibilité.
Dans les SA non cotées, le recours à une conférence téléphonique ou audiovisuelle (assemblées d’actionnaires ou d’obligataires) est également possible en application de l’article 4 de l’ordonnance, sous réserve de disposer d’un site Internet dédié sécurisé (art R.225-61 c. com.).
Pour les SA cotées importantes ayant déjà convoqué leurs AG, on constate des annonces de reports à des dates ultérieures, car très peu de sociétés ont recours aux assemblées dématérialisées au moyen d’un site dédié sécurisé.
Il conviendra d’informer les associés / actionnaires par tout moyen de la date et de l’heure de l’assemblée et des modalités de vote et d’information.
Lorsqu’à la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance, les formalités de convocation auront déjà été lancées, il ne sera pas nécessaire de reprendre le processus de convocation, mais simplement d’informer les membres de l’assemblée par tout moyen trois jours ouvré avant la date prévue.
Il est également prévu que lorsque la loi autorise le recours aux consultations écrites des associés, il ne sera pas nécessaire que les statuts y fassent référence pour utiliser cette possibilité, pour toute décision, donc y compris pour l’approbation des comptes.
(ii) Organes collégiaux
Le principe retenu, logique, est celui d’une possibilité conférée, nonobstant toute clause contraire des statuts ou d’un règlement intérieur, de tenir les réunions, quel qu’en soit l’objet, au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant l’identification des participants
L’ordonnance précise de façon classique que ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
https://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?id=JORFTEXT000041755864
https://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?id=JORFTEXT000041755899
L’assemblée a autorisé le gouvernement (loi du 23 mars 2020 art 11) :
- A simplifier et adapter les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ;
- A simplifier, préciser et adapter les règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes et des autres documents que les personnes morales de droit privé et autres entités sont tenues de déposer ou de publier, notamment celles relatives aux délais, ainsi qu'adapter les règles relatives à l'affectation des bénéfices et au paiement des dividendes ;
En principe, dans une société commerciale comptant plus d’un associé, pour un exercice comptable se clôturant le 31 décembre 2019, les dirigeants doivent convoquer une assemblée générale pour le 30 juin 2020 au plus tard, afin d’approuver les comptes :
- Article L.223-26 c. com pour les SARL et SELARL;
- Article L.225-100 c. com pour les SA et SELAFA.
Pour les sociétés par actions simplifiées, ce délai de 6 mois n’est pas impératif, sauf dispositions statutaires.
Une demande de prorogation du délai de réunion de l’assemblée est possible devant le Président du tribunal de commerce.
Pour marquer l’importance de ce rendez-vous, le législateur a exclu la possibilité de réunir l’assemblée par voie dématérialisée pour les SARL et SELARL (art. L.223-27 al 3 c. com).
En revanche pour les SAS, la réunion physique des associés n’est pas obligatoire, sauf dispositions statutaires, l’article L.225-100 du Code de commerce ne s’appliquant pas aux SAS.
Les statuts d’une SAS peuvent ainsi prévoir une approbation des comptes par décision unanime des associés par acte sous seing privé ou bien par consultation à distance.
Afin d’éviter une submersion des tribunaux de commerce, en conséquence des demandes de prolongation de délai qui ne manqueraient pas d’être déposées, une première ordonnance (2020-318) proroge de trois mois les délais imposés par des textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts d’une personne morale ou d’une entité dépourvue de personnalité morale de droit privé pour approuver les comptes et les documents qui y sont joints le cas échéant, ou pour convoquer l’assemblée chargée de procéder à cette approbation.
Soit le 30 septembre 2020 au lieu du 30 juin.
Il restera à déterminer s’il sera possible de demander une prorogation supplémentaire au Président du tribunal du commerce dans l’hypothèse où la date du 30 septembre elle-même ne pourrait être tenue. En temps normal, le greffe du Tribunal de commerce de Paris recommande « de faire la demande de prorogation avant l’expiration du délai légal de six mois. » On peut supposer que cette recommandation doit être interprétée, dans le contexte, comme celle de faire la demande avant l’expiration du délai augmenté.
On note que le champ d’application est très large puisque sont visées notamment les sociétés civiles et commerciales, groupements d’intérêt économique, coopératives, mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle, instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel, fonds, associations, fondations, sociétés en participation.
Cette prorogation ne s’applique pas aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.
Ces dispositions sont également applicables aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi du 23 mars 2020.
Une seconde ordonnance (2020-321) a pour objectif de faciliter la prise de décision dans toute entité de droit privé, pourvue ou non de la personnalité morale, dans un contexte où les réunions physiques sont devenues difficiles ou impossibles à tenir du fait de l’épidémie de coronavirus.
Le texte distingue les assemblées et les autres organes collégiaux
(i) Assemblées
Il sera possible de tenir des assemblées à huis clos, sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Le lieu de tenue de l’assemblée devra être affecté par une mesure de confinement pour motif sanitaire.
Dans une SAS par exemple on pourra voter par correspondance si les statuts le permettent. Cette possibilité est également offerte aux sociétés anonymes par le vote à distance.
Pour les SARL, et pour les SAS n’ayant pas prévu de vote par correspondance, il sera possible de recourir à une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant l’identification des participants, même si aucune clause des statuts ne prévoit une telle possibilité ou si une clause s’oppose à une telle possibilité.
Dans les SA non cotées, le recours à une conférence téléphonique ou audiovisuelle (assemblées d’actionnaires ou d’obligataires) est également possible en application de l’article 4 de l’ordonnance, sous réserve de disposer d’un site Internet dédié sécurisé (art R.225-61 c. com.).
Pour les SA cotées importantes ayant déjà convoqué leurs AG, on constate des annonces de reports à des dates ultérieures, car très peu de sociétés ont recours aux assemblées dématérialisées au moyen d’un site dédié sécurisé.
Il conviendra d’informer les associés / actionnaires par tout moyen de la date et de l’heure de l’assemblée et des modalités de vote et d’information.
Lorsqu’à la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance, les formalités de convocation auront déjà été lancées, il ne sera pas nécessaire de reprendre le processus de convocation, mais simplement d’informer les membres de l’assemblée par tout moyen trois jours ouvré avant la date prévue.
Il est également prévu que lorsque la loi autorise le recours aux consultations écrites des associés, il ne sera pas nécessaire que les statuts y fassent référence pour utiliser cette possibilité, pour toute décision, donc y compris pour l’approbation des comptes.
(ii) Organes collégiaux
Le principe retenu, logique, est celui d’une possibilité conférée, nonobstant toute clause contraire des statuts ou d’un règlement intérieur, de tenir les réunions, quel qu’en soit l’objet, au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant l’identification des participants
L’ordonnance précise de façon classique que ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
https://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?id=JORFTEXT000041755864
https://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?id=JORFTEXT000041755899
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